Zo zákulisia kancelárie prvého kontaktu: Úradníci za rok vybavia aj viac ako 100 000 úkonov
Viete, kde nám vydajú duplikáty matričných dokladov, kde sa nahlási trvalý pobyt, alebo kam ísť, ak si chceme dať osvedčiť podpis? To všetko nájdu Prešovčania na jednom mieste. V kancelárii prvého kontaktu, ktorej brány sú pre občanov nášho mesta otvorené už viac ako päť rokov.
Denne aj 250 klientov
Mestské zastupiteľstvo v Prešove schválilo v roku 2007 nový Organizačný poriadok MsÚ v Prešove, súčasťou ktorého bol aj nový odbor služieb občanom alebo tzv. Kancelária prvého kontaktu (K1K), ktorá začala oficiálne pracovať v rámci MsÚ v marci 2008.
Dnes je to už viac ako päť rokov, čo jej zamestnanci poskytujú služby obyvateľom nášho mesta a podľa štatistík sa tu denne vybaví v priemere 250 klientov a ročne vykoná viac ako 100 000 základných úkonov.
„Zámerom a hlavnou úlohou kancelárie prvého kontaktu bolo od začiatku poskytnúť komplexné služby klientom s trvalým zvyšovaním ich spokojnosti, prvoradým cieľom tak bolo zabezpečiť potrebné služby každému klientovi a zároveň rýchlo a efektívne reagovať na jeho požiadavky,“ uviedla Ľudmila Halečková, vedúca oddelenia služieb občanom. Mestský úrad tak podľa jej slov otvoril nové pracovisko s predstavou vytvoriť priamy kontakt medzi verejnosťou a výkonným aparátom samosprávy.
Narodenia, sobáše, úmrtia
„Vedenie mesta pri kreovaní kancelárie presadzovalo filozofiu vychádzajúcu z myšlienky vybaviť čo najviac požiadaviek klientov v K1K (vo front office) a odľahčiť prácu na ostatných oddeleniach (v back office),“ doplnila vedúca oddelenia. Ako ďalej vysvetlila, oddelenie zabezpečuje do dnes všetky služby prostredníctvom dvoch referátov – Matričný úrad a Referát vybavovanie žiadostí.
Na Matričnom úrade sú každodenne poskytované kvalitné služby v oblasti matričnej činnosti, ako úkony spojené s registráciou, osvedčovaním a rozhodovaním na úseku vedenia matrík a štátneho občianstva, vedenie matrík nevyhnutné z hľadiska potrieb občanov, celá agenda súvisiaca s matričnými udalosťami t.j. narodením, sobášom a úmrtím a súčasne vydávaním matričné doklady (rodný list, sobášny list a úmrtný list) ako aj iné potvrdenia o údajoch zapísaných v matrike, ďalšie žiadosti a veci súvisiace so zmenou mena, priezviska atď. Zaujímavosťou je, že sa tu ročne vykoná v priemere 57 000 úkonov spojených s osvedčovaním listín.
Vybavenie na jednom mieste
V prípade Referátu vybavovania žiadostí je pracovisko rozdelené na viacero úsekov.
- Úsek ohlasovne a evidencie pobytu občanov SR (cieľom je integrovaná evidencia obyvateľov mesta Prešov poskytujúca kvalitné informácie týkajúce sa trvalého a prechodného pobytu v meste)
- Úsek evidencie stavieb súpisnými číslami a orientačnými číslami (úlohou je komplexná a prehľadná evidencia ulíc, verejných priestranstiev a budov v meste)
- Úsek osvedčovania listín a podpisov na listinách (občanovi sú poskytované kvalitné a flexibilné služby v oblasti osvedčovania listín a podpisov na listinách)
- Úsek prvého kontaktu s občanom, tzv. front office (jeho náplňou je rýchle a odborne reagovať na požiadavky klienta a na jednom mieste mu poskytnúť komplexné služby)
- Úsek volieb, referenda a sčítania obyvateľov domov a bytov (tu sa zabezpečujú činnosti súvisiace s organizáciou a prípravou všetkých druhov volieb, referenda a SODB).
A ako to funguje v praxi? V K1K zamestnankyňa pri priehradke vybaví klienta priamo na jednom mieste prijme od neho žiadosť, ktorú zaeviduje a vyberie správny poplatok. „Každého klienta riešime hneď na jednom mieste, čím mu poskytujeme komfort pri vybavovaní, následne informujeme klienta, ako má ďalej postupovať,“ zdôraznila Ľ. Halečková.
Jeho žiadosť sa následne na druhý deň cez internú poštu odstúpi na príslušné oddelenie MsÚ. „V kancelárii na úseku front office máme pre klientov k dispozícii viac ako 100 formulárov a žiadostí a ku každej z nich naši zamestnanci poskytnú klientovi odbornú informáciu,“ doplnila na záver vedúca tohto oddelenia.